Anexo de Reglas procesales

Calendario procesal provisional.

1. EL […], en […] a convocatoria del árbitro, se reunieron las siguientes personas

El árbitro […].

XXX estuvo representada por […]. 

[YYY] estuvo representada por […].

2. El propósito de la reunión fue establecer el calendario procesal provisional y las reglas procesales del arbitraje arriba referido.

3. Orden del día fue el siguiente

3.1. Breve información por cada una de las partes de sus puntos de vista acerca de la naturaleza y sustancia de la disputa. Estas exposiciones servirán únicamente para informar al árbitro, sin que puedan ser tratadas como demandas o contestaciones, ya que éstas se deberán presentar conforme al calendario procesal.

3.2. Consideraciones acerca del calendario procesal y reglas del procedimiento.

3.3. Determinación del monto, depósitos y pago de los honorarios del árbitro.

4. Para llenar con resumenes de lo ocurrido.

Calendario procesal provisional

7. El siguiente punto fue el calendario procesal provisional. Después de un amplio análisis, se llegó a los siguientes acuerdos.

7.1 [Respecto de esta cuestión sugiero a las partes considerar el artículo 1439 del Código de Comercio] […] días después de la notificación de la orden procesal 1, que contendrá el calendario procesal, [XXX] presentará su memorial de demanda. En su memorial de demanda [XXX] deberá expresar todas sus reclamaciones, los fundamentos de hecho y de derecho en que basa su caso. Asimismo, [XXX] deberá acompañar todas las pruebas documentales, testimoniales y periciales que ofrece para sustentar su caso.

7.2. [Respecto de esta cuestión sugiero a las partes considerar el artículo 1432 del Código de Comercio] […] días después de la notificación de la orden procesal 1, [YYY] deberá presentar un memorial en el que someta sus impugnaciones acerca de la procedencia del arbitraje, competencia del arbitro, existencia y validez del acuerdo de arbitraje.

7.3. [Respecto de esta cuestión sugiero a las partes considerar el artículo 1432 del Código de Comercio] […] días después de la notificación de la orden procesal 1, [XXX] deberá presentar un memorial en el que conteste el memorial de [XXX] a que se refiere el punto 7.2.

7.4. [Respecto de esta cuestión sugiero a las partes considerar el artículo 1429 del Código de Comercio] Respecto de la recusación del árbitro [lo dejo en blanco para precisar si existe una recusación al árbitro y él término en que se debe intentar o debió haber intentado.] 

7.5. [Respecto de esta cuestión sugiero a las partes considerar el artículo 1439 del Código de Comercio] […] días después de haber recibido el memorial de demanda [YYY] deberá presentar su memorial de contestación. En su memorial de contestación [YYY] deberá expresar todas sus defensas, reclamaciones, los fundamentos de hecho y de derecho en que basa su caso. Asimismo, [YYY] deberá acompañar todas las pruebas documentales, testimoniales y periciales que ofrece para sustentar su caso.

7.6. Las partes tendrán un plazo de 10 días contados a partir de la presentación del memorial de contestación, o del vencimiento del plazo para hacerlo, en el cual harán a la otra parte peticiones por escrito de información que (i) no obre en poder de la parte que hace la petición, (ii) sea razonable esperar que la parte que recibe la petición la tenga, (iii) identifique los documentos o categorías de documentos que pida, (iv) esté relacionada con las cuestiones debatidas en el caso, (v) sea pertinente para la resolución del arbitraje, y (vi) no genere una carga desproporcionada en la parte que recibe la petición.

7.7. 10 días después de haber recibido la petición, cada parte deberá entregar a la otra la información que cumpla con los requisitos enumerados en el párrafo 7.6., y que no esté protegida por privilegio, deber de confidencialidad o secreto industrial. Respecto de la información que una parte estima que no debe entregar, deberá rendir un informe circunstanciado respecto de cada uno de los documentos o categorías de documentos de que se trate. Las partes negociarán durante 10 días respecto de la información sujeta a disputa y, de no ponerse de acuerdo, tendrán un plazo de 5 días para someter la diferencia al árbitro, él que resolverá definitivamente las cuestiones suscitadas.

7.8. 30 días después de que el proceso de intercambio de información haya terminado, [XXX] deberá presentar su segundo memorial de réplica al memorial de contestación. [XXX] podrá referirse a las cuestiones que resulten del memorial de contestación y, así como a los hechos que haya conocido con motivo de la información recibida de su contraparte. Asimismo, deberá anexar las pruebas adicionales que sean pertinentes en relación con la información recibida y las nuevas cuestiones resultantes del memorial de contestación. En caso de que por falta de elementos no haya podido presentar los testimonios de sus expertos en materia de daños y perjuicios, lo podrá hacer en ese momento.

7.9. 30 días después de haber recibido el segundo memorial de [XXX], [YYY] deberá presentar su segundo memorial de respuesta. El segundo memorial se referirá a las cuestiones planteadas por el segundo memorial de [XXX] y, asimismo, se limitará a anexar las pruebas que tenga y que estén relacionadas con su segundo memorial.

7.10. Una vez transcurrida la etapa de presentación escrita a que se refieren los párrafos 7.1 a 7.6, las partes y el árbitro decidirán si es necesaria una audiencia, así como el tiempo, lugar y circunstancias en que se llevará a cabo.

7.11 El árbitro podrá decidir las cuestiones propuestas en uno o varios laudos, según lo estime conveniente..

7.11. En todo momento, por iniciativa propia o a petición de parte, el árbitro podrá modificar este calendario.

Reglas procesales

8.1 El arbitraje se regirá por el Título Cuarto del Libro Quinto del Código de Comercio. En consecuencia, el arbitraje se llevará a cabo conforme al calendario arriba estipulado y las reglas procesales que se estipulan a continuación. En cualquier caso de falta de acuerdo de las partes y con sujeción a las disposiciones del Título Cuarto del Libro Quinto del Código de Comercio, el árbitro podrá dirigir el procedimiento del modo que considere apropiado. Esta facultad conferida al árbitro incluye la de determinar sobre la admisibilidad, pertinencia y valor de las pruebas (artículo 1434 del Código de Comercio). El árbitro deberá dar trato igual a las partes y oportunidad de defender sus derechos (artículo 1435 del Código de Comercio). 

Memoriales 

8.2. Las partes deberán esforzarse en que sus memoriales, y sus anexos, sean cortos, claros y al punto. Deberán evitar, en lo posible, las repeticiones y el abuso de prácticas como las de cortar, pegar y fotocopiar.

8.3. Las partes deberán presentar sus exposiciones de hechos de manera detallada, clara y completa, y deberán responder específicamente a las afirmaciones de hechos realizadas por la otra parte. Sin embargo, las partes no están obligadas a seguir los formalismos que se usan en el foro, sino que gozan de libertad para estructurar sus memoriales de la manera que les convenga.

8.4. Las partes deberán dividir sus exposiciones de hechos en párrafos numerados consecutivamente. Asimismo, deberán indicar con títulos los capítulos o secciones en que se dividan sus memoriales. Conviene que cada memorial tenga, al inicio, un índice.

8.5. Tras cada exposición de hechos, las partes deberán identificar, siempre que sea posible, las pruebas presentadas o que vayan a presentar en apoyo de dicha exposición.

Comunicaciones electrónicas

8.6 Salvo que otra cosa se acuerde en casos específicos, todas las comunicaciones, escritos y sus anexos, se remitirán por correo electrónico, archivos compartidos u otros medios semejantes. Al efecto, el árbitro y las partes aprovechan que las disposiciones del Código de Comercio sobre el comercio electrónico permite considerar satisfechas las formalidades del escrito, firma, momento y lugar de remisión y lugar y momento de recepción, por medio de mensajes de datos. Para este efecto, las direcciones del árbitro, de la Secretaría General y de las partes son las que siguen:

a. Demandante: 

b. Demandada:

c. Arbitro:

Dirección o datos del archivo compartido

[Estas direcciones deberán llenarse como sea necesario en el caso]

8.7. Cuando se remitan documentos en los términos del párrafo 8.6, y salvo que otra cosa se convenga o lo determine el árbitro, no será necesario remitir, además, documentos impresos y firmados. Las partes deberán abstenerse de enviar documentos impresos y, en caso de que estos se envíen y haya discrepancias, las versiones electrónicas prevalecerán.

8.8. Cuando una parte remita más de una vez un memorial o cualquier clase de comunicación, deberá hacer las indicaciones necesarias para que el árbitro y las partes sepan que se trata de una repetición y no de un escrito diferente.

8.9. Cuando las partes remitan escritos y sus anexos por correo electrónico a las direcciones señaladas, las comunicaciones y anexos se deberán tener por presentados en la fecha de salida del correo electrónico. Los destinatarios deberán acusar recibo y serán responsables de las consecuencias que produzca la omisión del acuse de recibo.

8.10. En relación con las comunicaciones electrónicas, se entenderá:

8.11. Que una comunicación satisface los requisitos legales de la forma escrita si la información consignada en su texto es accesible para ulterior consulta.

9.12. Que una comunicación o escrito anexo a ella satisface los requisitos legales de la firma si conforme a los usos del comercio electrónico, de los datos consignados en el correo electrónico, documento anexo o comunicación se identifica a su autor y aparece que éste aprueba su contenido. En todo caso, si una parte considera que una comunicación electrónica de la que tiene conocimiento no debe considerarse firmada por dicha parte deberá hacerlo valer sin dilación. La falta de oposición u observaciones hará que se tenga el documento como auténtico.

Documentos

9.13. Las partes deberán identificar cada documento presentado al árbitro arbitral, incluyendo sus escritos, con un número diferente. Cada documento presentado por la(s) Demandante(s) comenzará con las letras “[por ejemplo, CIC 1, CIC2, Trad 1, Trad 2]” seguidas del número correspondiente. 

9.14. Las partes deberán presentar todos los documentos con una lista que indicará por cada documento el número, la fecha, el tipo de documento, el autor y, en su caso, el destinatario. Deberán organizarse y presentarse, con separadores que permitan su fácil consulta. Cuando sean escritos y anexos remitidos por vía electrónica o en dispositivos informáticos de memoria, se hará en carpetas con índices que permitan su acceso en forma semejante a las carpetas y anexos documentados, sin necesidad de tener que hacer búsquedas, o abrir los documentos para conocer su contenido.

9.15. Las partes deberán presentar los documentos con aquellos escritos que se refieran expresamente a ellos. En casos excepcionales, y de resultar apropiado tomando en cuenta todas las circunstancias, el árbitro podrá permitir a una parte presentar documentos adicionales en una fecha posterior.

9.16. Todos los documentos se deberán presentar en el idioma en el que originalmente fueron redactados. Si lo estimare necesario, el árbitro pedirá a las partes la traducción de aquellos pasajes que sean pertinentes. En este supuesto, con el fin de facilitar su manejo, las traducciones deberán ser paginadas de la misma forma que el documento original.

9.17. Todos los documentos presentados al árbitro, incluidos originales y copias, se tendrán por auténticos y completos, salvo que sean objetados sin dilación por la otra parte. Las objeciones deberán especificar en que consiste la alteración o falsificación y ofrecer el cotejo y prueba pertinente para demostrarla.

9.18. A petición de una de las partes, o por su propia iniciativa, el árbitro arbitral podrá ordenar a cualquier parte la presentación de un documento que se halle en su posesión, o bajo su poder o control. Dicha petición de presentación deberá identificar el documento con precisión, además de establecer su relevancia. El árbitro arbitral gozará de la discreción de decidir sobre dicha petición atendiendo a los legítimos intereses de la otra parte, incluido el relativo a la confidencialidad y a las circunstancias concurrentes al caso. El árbitro arbitral y la parte contraria garantizarán la confidencialidad de todos los documentos presentados por la otra parte, de los que harán uso únicamente en relación con el presente arbitraje. El árbitro arbitral podrá emitir las órdenes procesales que estime convenientes para establecer los términos de dicha confidencialidad. Todo ello sin perjuicio del resto de las obligaciones de confidencialidad que dimanan del arbitraje.

9.19. El manejo del expediente quedará a cargo del presidente del árbitro. Cuando una parte o autoridad solicite copia del expediente bastará con una copia electrónica del expediente que lleva el árbitro.

Testigos

9.20. Por cada testigo, se deberá presentar una declaración testimonial por escrito y firmada, salvo que la parte que lo presenta no pueda obtenerla; lo que deberá hacer saber con toda oportunidad y expresando circunstanciadamente las razones que tenga. La declaración testimonial será la declaración directa del testigo. Cuando una parte proponga la declaración de un testigo que por su relación con la otra parte, no pueda obtener su declaración escrita, al ofrecer la prueba propondrá el cuestionario al testigo, para que la otra parte obtenga las respuestas; de ser necesario, esos testigos podrán dar su testimonio directo en la audiencia.

9.21. Cualquier persona podrá prestar testimonio en calidad de testigo, incluyendo directivos, empleados u otro tipo de representantes de las partes.

9.22. Cada parte será responsable de la comparecencia de sus propios testigos en la audiencia correspondiente, excepto cuando la otra parte haya renunciado a su derecho de repreguntar al testigo y el árbitro arbitral no requiera su presencia.

9.23. Cada parte sufragará los gastos que origine la comparecencia de sus testigos. El árbitro arbitral decidirá sobre la asignación de dichos gastos en el laudo final.

9.24. A petición de una de las partes, o por su propia iniciativa, el árbitro arbitral podrá requerir la comparecencia de un testigo.

9.25. En caso de que un testigo no comparezca tras su primera convocatoria, el árbitro podrá ordenar su ulterior comparecencia si considera que existió un motivo suficiente que justificase su falta de comparecencia y su testimonio fuese relevante.

9.26. El árbitro podrá permitir a un testigo dar testimonio sólo por escrito si éste adujese una razón suficiente para no comparecer en la audiencia en la que se le requirió, una vez tenidas en cuenta las circunstancias del caso. Excepcionalmente, el árbitro podrá también tener en cuenta el testimonio escrito de un testigo que no compareció en la fecha indicada ni alegó motivo válido para no hacerlo.

9.27. El árbitro podrá emitir una orden procesal relativa al idioma en que los testigos rendirán su testimonio y los requisitos relativos a la traducción de cualquier testimonio realizado en un idioma distinto del idioma del arbitraje.

9.28. En la audiencia, los interrogatorios de los testigos podrán proceder de la siguiente manera:

9.29. La parte que haya propuesto el testigo podrá interrogarle brevemente, si estimase necesario completar su declaración testimonial.

9.30. La parte contraria podrá entonces proceder a su contra interrogatorio.

9.31. La parte que propuso el testigo podrá a continuación hacerle preguntas en relación con las cuestiones o aspectos que hayan sido objeto del contrainterrogatorio; y

9.32. El árbitro tendrá la posibilidad de interrogar al testigo en cualquier momento antes, durante o después del interrogatorio por cualquiera de las partes.

9.37. El árbitro tendrá discreción sobre el procedimiento para oír declaraciones de los testigos. El árbitro arbitral podrá:

· rechazar la comparecencia de un testigo si considerase que los hechos sobre los que iba a prestar             declaración están probados o son irrelevantes;

· limitar o eliminar el derecho de una parte a interrogar a un testigo cuando considere que una                   determinada cuestión ya ha sido cubierta por otra prueba o es irrelevante; o bien

· ordenar que un testigo vuelva a comparecer para formularle las preguntas adicionales que estime             apropiadas en cualquier momento,

· ordenar el careo de los testigos.

9.37. El árbitro podrá hacer excepciones a estas reglas sobre la prueba testimonial si lo encuentra justificado o conveniente para cumplir con su mandato.

Peritos

9.37 Cada parte podrá recabar los servicios y presentar los dictámenes de uno o más peritos al árbitro. Las reglas de los párrafos 9.20 y 9.22 a 9.37., que preceden se aplicarán por analogía a los dictámenes de los expertos. Se entenderá que la declaración testimonial será sustituida por la declaración del experto, en el cual se expondrá la opinión y conclusiones del experto, además de los hechos, pruebas, información y metodología utilizados para llegar a dichas conclusiones.

9.38 Cuando el árbitro arbitral estime conveniente designar un experto se procederá en los términos del artículo 1442 del Código de Comercio. En consecuencia, el árbitro arbitral podrá, de propia iniciativa o a requerimiento de una de las partes, nombrar uno o más expertos. El árbitro consultará con las partes acerca de la selección, la misión y las conclusiones de tales expertos. El árbitro podrá, de propia iniciativa o a petición de una de las partes, pedir declaración oral a dicho experto o expertos. Los lineamientos mencionados en el punto 3 que precede serán de aplicación analógica a dichas declaraciones.

Modificación

9.40 Cuando lo encuentre conveniente o apropiado para dar oportunidad a las partes de defender su derecho y darles trato igual, o para la eficaz administración del arbitraje, el árbitro podrá suprimir o modificar estas reglas. Para ello, deberá oír a las partes y darles conocimiento oportuno de las determinaciones correspondientes.

Punto 3 del orden del día para llenar con el resultado de la deliberación