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La importancia de 27 páginas
Estas entradas sobre las Notas son un simple indicador; no sustituyen su consulta directa. Las Notas se obtienen en cualquiera de los idiomas oficiales, en la página de UNCITRAL (www. uncitral.org). El folleto en español consta de 27 páginas.
La comunidad internacional no les ha prestado la atención que se merecen y las ha desaprovechado. Un comentario que suelo oír de “experimentados” participantes, es que no les dicen nada nuevo. Puede que sea cierto para ellos; yo creo tener bastante experiencia y cada vez que las reviso, por lo menos, me recuerdan cuestiones importantes.
Ayudan a satisfacer las expectativas de las partes y las del tribunal. Permiten organizar los procedimientos tomando en cuenta las circunstancias del caso, las expectativas de las partes y su diferente nivel de experiencia o conocimiento del proceso arbitral.
Sin la guía de las conferencias preparatorias, en cuya preparación las Notas son de gran importancia, las partes encontrarán muchos aspectos del procedimiento impredecibles y les será difícil preparar su caso. Todo ello puede resultar en mal entendidos, controversias durante el proceso y litigios posteriores al laudo. Lo que se traduce en dilaciones y costos.
En pocas palabras, las Notas sirven a que la resolución de la disputa sea justa, con costos y eficiencia razonable. Lo que no deja de ser importante en esta época en que el debate sobre el tiempo y costos del arbitraje es un tema “sexy”.
En esta época en que se multiplican los memoriales de cien o mas páginas, ¡Que importante es revisar un folleto de 27!
Mini manual
La lectura de las Notas no libera, tampoco, del estudio del proceso arbitral. Estoy muy lejos de ser fanático de los “expertos en arbitraje”; pero soy enemigo de la improvisación, el bluf y la superficialidad. En entradas anteriores he sugerido algunas obras y documentos fundamentales, que recomiendo.
Sobre todo, conviene tener en cuenta que las Notas se redactaron para su uso universal y no promueven ninguna práctica como la mejor práctica. Todo depende de las circunstancias del caso. Pero si voy a tener un arbitraje con un chino, es bueno que tanto el chino como yo, estemos advertidos de los problemas comunes que encontraremos; y de que opciones disponemos, o que nuevas fórmulas debemos inventar.
Buenas prácticas
Las Notas están dirigidas preferentemente a los árbitros, que son los encargados de dirigir el procedimiento. A mi me hubiera gustado más que se insistiera en su utilidad para las partes.
La disposición de colaborar es el mejor atuendo y carta de presentación de un abogado. Un buen abogado sabe lo útil que es convenir previamente los detalles del procedimiento con su contrario; en la medida en que esto es posible. Los que no son tan buenos abogados califican a su ‘contrario' como su ‘enemigo' y son incapaces de comunicarse entre sí. Entre los arbitrajes que recuerdo con mayor gusto, están varios en que los abogados llevaron al tribunal propuestas de calendario, y reglas procesales, prácticamente terminadas.
En resumen
A continuación, un comprimido de las Notas.
Algunas cuestiones, que pudieran no estar resueltas en el acuerdo de arbitraje. Tales como el reglamento de arbitraje, o las reglas del procedimiento. Si no hay acuerdo de las partes, los árbitros conducirán el arbitraje conforme lo consideren apropiado.
La lengua de las actuaciones y cuestiones conexas; tales como traducción de documentos y declaraciones orales de personas que no hablan esa lengua.
El lugar del arbitraje, que es muy importante porque determina la ley aplicable al arbitraje y la aplicación de los tratados internacionales en los que el país de la sede es parte. También son de considerarse la actitud de los tribunales judiciales en apoyo y control del arbitraje Los servicios de la comunidad, la proximidad de la evidencia y la celebración de actos fuera de la sede.
Los servicios administrativos que el tribunal arbitral puede necesitar para el desempeño sus funciones. Entre ellos, los locales para la celebración de las audiencias, el secretario del tribunal, sus facultades y prohibiciones.
Los honorarios del tribunal y los costos en que incurre en el desempeño de sus funciones. La provisión inicial fondos y las adicionales que pueden surgir por cambio en las circunstancias del arbitraje.
La confidencialidad de la información relativa al arbitraje y un posible acuerdo al respecto. Es mejor aclarar las cosas, ya que no todas las reglas ni todas las leyes prevén la confidencialidad. Ni en todos los lugares se entiende y regula de la misma manera.
Son muy importantes las consideraciones sobre la comunicación entre las partes y los árbitros.
Aunque es sorprendente lo flexible y avanzadas que son las Notas en lo relativo a las comunicaciones electrónicas, ésta es una de las secciones que necesitan ser actualizadas. Me tocó presidir la elaboración de la Ley modelo de la CNUDMI sobre el comercio electrónico, cuyos trabajos se terminaron poco antes de la terminación de las Notas. Si hay algo que me quedó claro es que, desde entonces, los expertos en arbitraje en la UNCITRAL, no entendieron los métodos y soluciones de los expertos en medios electrónicos, también en la UNCITRAL. Sobre la ley del comercio electrónico me gustaría comentar en alguna ocasión.
Son amplias y complejas la consideraciones sobre el intercambio de escritos. Es un tema importante e imposible de resumir aquí. La terminología es amplia y anfibológica: las Notas mencionan “declaración, memoria, contestación a la memoria, informe, contestación al informe, respuesta, réplica, dúplica, refutación o contrarréplica".
Las notas consideran, también, la controvertida cuestión de si deben definirse los puntos controvertidos y la definición de las reparaciones o remedios que se solicitan. Así como el orden en que deberán resolverse; la bifurcación.
En estas cuestiones es importante sopesar las ventajas y las desventajas. A riesgo de que muchos me condenen a la hoguera, me inclino por la prudencia y no ponerle camisa de fuerza al arbitraje. Me inclino porque no haya mucha definición, la bifurcación con gran prudencia y que los árbitros trabajen extra.
Negociaciones sobre una solución amigable. Es un tema muy delicado, en el que la prudencia abona porque el tribunal se abstenga.
Las pruebas; documentos, testigos, expertos e inspección en sitio. Sería imprudente omitir las consideraciones sobre las pruebas.
Lo mismo respecto de las vistas o audiencias.
Las Notas ofrecen breves consideraciones sobre los arbitrajes multilaterales.
Al final, las Notas consideran que, en en algunas jurisdicciones, puede haber requisitos en materia de archivo o comunicación de los laudos arbitrales.
Revisión de las Notas
En la agenda del Grupo de Trabajo sobre Arbitraje, está la revisión de las Notas para ponerlas al día. Estos trabajos comenzarán en septiembre de este año.
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UNCITRAL Notes on Organizing Arbitral Procedures III. Brief Reference
The Importance of 30 pages
These posts on the Notes are merely an indicator; they do not substitute a direct consultation. The Notes may be obtained in any of the official languages from the UNCITRAL webpage (www.uncitral.org). The English version is a 30-page document.
The Notes have not caught the attention they deserve from the international community, and such opportunity has been missed. A commentary I often hear from "experienced" participants, is that they never say something new. That may be true for them; I believe I have substantial experience and yet, every time I review the Notes I am reminded of important matters.
They help to satisfy the expectations of the parties and the tribunal. They allow for the organization of procedures taking into account the circumstances of the case, the expectations of the parties and their diverging experience or knowledge of the arbitral process.
Without the aid of preliminary conferences, for which preparation the Notes are of great importance, the parties will find many aspects of the procedure to be unpredictable and their case difficult to prepare. All that may result in misunderstandings, controversies during the process and post award litigation. That is translated into delays and costs.
In short, the Notes serve the purpose of a just solution, taken with reasonable costs and efficiency. That is always important in a time in which the debate on the time and costs of the arbitration is a "sexy" topic.
In this time in which the memorials of a hundred or more pages are multiplied, how important it is to review a 30-page manual!
Mini Manual
The reading of the Notes do not make them free from the study of arbitral process. I am far from being a fan of the "experts on arbitration"; but I am an enemy of improvisation, bluff and superficiality
Moreover, it should be noted that the Notes were drafted for their universal use and do not foster any specific practice as the best one. It all depends on the circumstances of the case. But if I am to have an arbitration with a Chinese party, it is good that both the Chinese and myself are warned about the common problems we might encounter; and of the options available to us, or which new formulas we may have to come up with.
Good Practices
The Notes are preferably aimed at arbitrators, who are the ones in charge of conducting the procedures. I would have preferred if it had been insisted on its use for the parties too.
Collaboration is the best suit and presentation card of any lawyer. A good lawyer knows how useful it is to reach an agreement on the procedure with the counterpart; to the extent that such result is possible. Lawyers that are not so good qualify their counterpart as its "enemy" and are incapable of communication amongst themselves. Among the arbitrations I remember with more pleasure, are several in which it was the parties who reached the tribunal with joint proposals of procedural calendar and procedural rules, practically completed.
In Summary
I provide a summary of the Notes below:
The language of proceedings and related issues; such as the translation of documents and oral declarations of the parties that do not speak such language.
The seat of arbitration, which is very important because it determines the law applicable to arbitration and the applications of international treaties in which the state of the seat is a party. Also to be considered is the attitude of state courts regarding assistance and control of arbitration. Services of the community, proximity of the evidence and the celebration of acts outside the seat.
The administrative services that may be required by the tribunal in order to perform its mission. Among them, the local services for hearings, the secretary of the tribunal, his powers and limitations.
The fees of the tribunal and the costs in which it incurs during the performance of its duties. The initial contribution of funds and the additional ones that may be required due to changes of the circumstances of the arbitration.
The confidentiality of the information related to arbitration and a possible agreement thereof. It is better to clarify things, for not all the rules nor all the laws contain confidentiality provisions. Nor is it in all places understood and regulated in the same manner.
Of great importance are the provisions regarding communications between the parties and the arbitrators.
Albeit how flexible and advanced the Notes are with respect to electronic communications, this is one of the chapters that need to be updated. I chaired the preparation of the UNCITRAL Model Law on Electronic Commerce, which was terminated shortly before the termination of the Notes. If there is something I had clear is that, since then, the arbitration experts in UNCITRAL did not understand the methods and solutions of the experts on electronic resources, also from UNCITRAL. I would like to comment on such model law at a later time.
The provisions with respect to the exchange of written submissions are broad and complex. It is an important subject and impossible to be summarized here. The terminology is long-winded: the Notes comprise "statement, memorial, counter‑memorial, brief, counter‑brief, reply, réplique, duplique, rebuttal or rejoinder."
The notes also consider the controverted issue of whether the controverted facts, remedy and relief sought are to be defined or not. Also the order in which they are to be resolved; bifurcation.
In these matters it is important to weigh both advantages and disadvantages. In the risk of being thrown to the fire by many, I am inclined by prudence and not to force arbitration into a straitjacket. I prefer little definition; great prudence regarding bifurcation; and let the arbitrators work extra hours.
Negotiations on an amicable solution. It is a very delicate topic, in which the prudence favors the tribunal refraining from such endeavors.
The evidence; documents, witnesses, experts and on-site inspection. It would be imprudent to ignore the provisions on evidence.
The same with respect to visits or hearings.
The Notes offer brief considerations on multi-party arbitration.
At the end, the Notes consider that, in some jurisdictions, there may be requirements with regards of filing or communicating the arbitral awards.
Revision of the Notes
In the Agenda of the Working Group on Arbitration, is the revision of the Notes to have them updated. These works will start in September of this year.
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