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En las nubes
Generalmente se dice de quien está perdido o desorientado que anda, o vive, en las nubes. En TI sucede lo contrario: las nubes son indispensables para orientarse, organizarse y preservar la información.
En las entregas anteriores he comentado la gran cantidad de información que produce un caso cualquiera.
La información, para ser útil, (i) debe guardarse organizadamente, (ii) protegerla en contra de su destrucción o alteración, (iv) tenerla razonablemente a la mano; y (v) buscar y consultar con rapidez.
Riesgo de perdida
La información siempre está en riesgo de perecer. La papelaria por un incendio, inundación, polilla, etcétera. La informática por la destrucción o robo de las computadoras, discos y otros dispositivos de memoria o alteraciones producidas por virus, troyanos y otros males similares.
Los virus son una maldición. Hace un par de meses un amigo me escribió que tenía un virus. De inmediato le aconsejé que reposara y tomara muchos líquidos. Me respondió que era un virus en la computadora.
En las nubes
Un útil desarrollo han sido las nubes.
Son lugares en los que se puede guardar toda clase de documentos, grabaciones, videos, archivos, fotografías; todo. La información se genera o capta en la computadora, el móvil o la tableta y se sube a la nube. Luego, desde cualquier computadora, teléfono e incluso en el sitio web de la nube, se puede consultar o bajar al dispositivo.
Los fines de semana son para el ocio creativo. Pero los abogados no siempre podemos observar la regla y muchas veces trabajamos el fin de semana para satisfacer un vencimiento inminente. Cuando no había nubes y eso ocurría, o terminaba a altas horas de la noche, me aterraba la idea de que un robo o un incendio destruyeran el borrador del memorial y otros documentos. En ese momento no podía tomar las medidas de protección habituales entonces.
El método aconsejable era guardar los documentos en un archivo de memoria independiente; primero eran disquetes, luego discos compactos y luego memorias USB y otros. Había que generar copias independientes y guardarlas en otro domicilio. Esa precaución preservó, por ejemplo, mucha información que destruyeron los ataques a las torres del WTC de Nueva York y otras desgracias similares. Las grandes empresas, como los bancos, continúan observando precauciones semejantes.
El único modo de dormir o pasear tranquilo, era enviándome los archivos en correos electrónicos. Así, si sucedía lo inesperado, por lo menos tenía los archivos en los correos. Me generaba mis propias nubes.
Dropbox
Hay muchas nubes y cada día surgen nuevas. Experimenté varias y la que satisface mis necesidades es Dropbox (www.dropbox.com). Según mi experiencia es la que tiene mayor preferencia en los servicios legales.
Para usar el sistema debes bajar las aplicaciones de Dropbox adecuadas. Las hay para Windows, Mac, Linus, Android, Iphone, iPad, BlackBerry y Kindle Fire. Todas se pueden sincronizar entre si.
Cada ángel tiene su nube
El siguiente paso es abrir una cuenta en la nube de Dropbox. Si la abres con servicios y memoria limitada, es gratis. Para trabajo profesional lo adecuado es tener una cuenta premium, o una de empresa, con costo según la clase y capacidad de almacenamiento.
Los documentos que subes a tu sitio con cualquiera de tus dispositivos, los puedes consultar con cualquiera otro de tus dispositivos. Incluso desde cualquier otra computadora o dispositivo ingresando directamente a tu sitio en internet.
En una nube como la de Dropbox, comienzas a trabajar un documento en tu computadora de escritorio, sigues en el avión en tu teléfono o tableta, la terminas en el cuarto del hotel con tu laptop y la usas en la sala de audiencias con el dispositivo apropiado.
Carpetas compartidas
Si trabajas en equipo, por ejemplo, con los abogados de tu estudio, con los miembros del tribunal o con todos los participantes en el arbitraje, inicias una carpeta compartida e invitas al resto de participantes. Así, tan fácil, tienes el expediente del arbitraje en la nube al alcance de todos.
Mi método
Una primera recomendación es tener gran capacidad de almacenamiento. Tanto mi computadora de escritorio, como mi laptop pueden guardar un tera*, o más, de información. En ellas cabe y guardo toda mi oficina. Si salgo con mi laptop, cargo conmigo toda mi información; idéntica a la que quedó en la oficina. Lo mismo cuando salgo con mi móvil (64G) o mi iPad (128 G)
Para ese efecto hice una partición especial en cada una de mis computadoras, que encripté con TrueCrypt. Para efectos de esta explicación llamaré dropbox a esta partición.
Cada una de mis computadoras está conectada con mi cuenta de Dropbox en la nube. Todo lo que guardo, redacto, organizo, etcétera, lo guardo en la sección dropbox de la computadora en que estoy trabajando. Pero no puedo hacer nada si previamente no accedí a la partición usando las contraseñas de seguridad.
La sección dropbox de cada una de las computadoras está conectada con mi sitio Dropbox en la nube y se sincroniza en línea. El resultado es que si hago o modifico un documento en mi laptop, en nuestro condominio en Veracruz, cuando regreso a México lo encuentro tal cual en mi computadora de escritorio.
Si me voy al Café de La Parroquia, me conecto a la velocidad de 4G con mi iPhone y, usando la aplicación de Dropbox para el teléfono, puedo acceder y abrir cualquier archivo que está en mi nube de Dropbox. Como la conexión 4G es directa con mi línea, no la puede espiar ningún intruso. Para acceder a mi sitio Dropbox en la nube desde el teléfono, se necesitan la contraseña para abrir el teléfono y la doble contraseña de Dropbox. Con la iPad es lo mismo. Cuando finalizo, subo a mi nube el archivo.
Termino mi café, regreso al condominio y abro el documento en mi laptop. Aparece con las modificaciones que hice en La Parroquia, pero sin las manchas del café regado.
En conclusión, mi información siempre está organizada, a salvo de destrucción o alteración, con la confidencialidad apropiadamente preservada y a mi disposición en cualquier tiempo y lugar.
Carpetas compartidas
Si trabajo en equipo, hago una carpeta compartida. Pongo en ella las carpetas y archivos apropiados, ingreso la lista de participantes y sus direcciones de correo electrónico. Los invitados reciben la invitación en un correo, con los datos para participar.
Las carpetas pueden restringirse para que sean de solo lectura. Los invitados pueden copiar todo o parte de su contenido y pegarlo en su sistema, pero no pueden poner archivos ni modificar los existentes en la carpeta compartida. Las carpetas solo lectura son muy rígidas y las uso muy poco; por ejemplo, para mantener el archivo de un arbitraje que sirve de record a todos. Pero en ese caso, abro otra carpeta compartida, de libre uso, para que los participantes puedan subir sus memoriales y pruebas.
Si la carpeta es de libre acceso, los participantes pueden hacer las modificaciones que deseen. Si alguno quiere pasarse de listo y alterar archivos indebidamente, aparte de las copias de los demás participantes, puedes contratar el complemento Packrat, que guarda una historia que permite identificar alteraciones.
Vínculos
Puede ser que solo me interese enviar un documento muy grande, que excede los limites permitidos por el correo electrónico. Muchos dividen el archivo, los anexos, y mandan un chorizo de correos.
Según el caso, en tu computadora, tableta o móvil, ingresas a tu sitio de Dropbox buscas el archivo o carpeta al cual deseas crear un vínculo y le das clic. Aparece una ventana con el vínculo. Ingresas las direcciones de correo electrónico de las personas a quienes deseas compartirlo, o copias y pegas el vínculo en tu correo electrónico, mensaje instantáneo, publicación en un post o donde quieras que las personas puedan acceder a él. Y ya está.
Seguridad
La transmisión de los datos que se sincronizan de la computadora, tableta o móvil al sitio de Dropbox está encriptada. Los empleados de Dropbox, que por necesidad tienen acceso a los meta data de nuestras cuentas, están seleccionados y sujetos a las condiciones que garantizan la confidencialidad.
*Un tera es una barbaridad de información.
Bibiografía. Recomiendo entretenerse con la sección de ayuda de Dropbox en www.dropbox.com
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IT and Arbitration. In the Clouds with Dropbox
In the Clouds
With respect to people that are disoriented or lost, we generally say that they are or live in the clouds. In the IT the opposite happens: the clouds are indispensable to orientate, organize and store the information.
In the last posts I have talked about the large volume of information produced by any case
The information, to be useful, (i) must be kept in order, (ii) must be protected from destruction or alteration, (iv) be reasonably available; and (v) be rapidly searched and consulted.
The Risk of Losing
The information is always in risk of being lost. Papers may be affected by fire, flood, moths, and etcetera.
Electronic information may be lost by destruction or robbery of the computers, CDs or other memory devices, viruses or similar problems.
Viruses are a curse. A few months ago a friend told me he had a virus. I obviously advise him rest, drink fluids and chicken broth. His answer was that the virus was in his computer.
In the Clouds
The clouds have been a useful development.
They are places in which you can keep all types of documents, recordings, videos, files, photographs; everything. The information is created or gathered in the tablet, laptop or smartphone, and uploaded to the cloud. Then, from any computer, smartphone or even from the web page of the cloud, the information may be consulted or downloaded.
Weekends are meant to be for creative leisure. But lawyers cannot always observe the rule and many times have to work to comply with a deadline submission. When that happened to me, or I finished late at night, before the clouds existed, I was usually terrified by the idea of a fire or a robbery that could destroy the draft of the memorial and other documents. I could not take the usual protection actions back then.
The advice was to keep the documents in a different file; first using diskettes, then CDs and finally USB memories and others. Independent copies were made and kept in a different location. Such precaution preserved, for example, much of the information destroyed by the attacks to the New York City WTC and other similar tragedies. Large enterprises, like banks, keep using similar precautions.
The only way to walk or sleep in peace was sending all the documents by e-mail to myself. With that, if anything happened, I had the documents in the e-mails. I created my own clouds.
Dropbox
There are many clouds and more are created every day. I have used many of them and the one that satisfies my needs is Dropbox (www.dropbox.com). Based on my experience it is the most popular for legal services.
You need the right Dropbox applications to use the system. There are versions for Windows, Mac, Linus, Android, IPhone, iPad, BlackBerry and Kindle Fire. All can be synchronized.
Each angel has its cloud
The next step is to get an account in the Dropbox cloud. You can get one for free with limited services and capacity. If you use it for work it is more adequate to get a Premium account, with prices according to the type and storage capacity.
The documents you upload to the cloud through any of your devices can be reviewed with the others. Even from other computers or devices to your site in Internet.
In a cloud such as Dropbox you start working a document in your desktop, continue in the airplane using your smartphone or tablet and finish it at the hotel room using your laptop. Then you can use your work in thehearing room with the appropriate device.
Shared folders
If you work within a team, for example, with other lawyers of the firm, the members of the arbitral tribunal or all the participants in the arbitration, you can open a shared folder and invite the rest of the participants . As easy as that, all of them have access to the case file through the cloud.
My method
A first recommendation is to have large storage capacity. My desk computer and laptop can storage more than a Tera* of information. All my office is there. If I go out with my laptop, all my information is there, exactly as the one at the office. The same when I have my smartphone (64 G) or my iPad (128 G).
To that effect, I made a special division in each of my computers, which I encrypted with TrueCrypt. For the effects of this explanation I will call that division, dropbox.
Each of my computers is connected to my Dropbox account in the cloud. Everything I save, write, organize, etcetera, is also saved in the dropbox section of the computer I am working on. But nothing can be done without previously access to the encrypted division using the passwords I established.
The dropbox section of each one of my computers is connected with my Dropbox site in the cloud and is synchronized online. The result is that if I prepare or modify a document in my laptop in our condo in Veracruz, when I come back to Mexico City, I find the same document saved in my desk computer.
If I go to the famous cafeteria La Parroquia I get connected with my iPhone in 4G, and using the Dropbox app for iPhone, I can access and open any file that is in the Dropbox cloud. Since the 4G connection is direct, no intruder may spy on it. To access my site in the Dropbox cloud from my phone, both the password to access the phone and the double password to enter Dropbox are needed. The same happens with the iPad. When I finish, I upload the document to dropbox.
I finish my coffee, go back to my flat and open the document in my laptop. The modifications I made at La Parroquia are there, without the coffee spilled on it.
In conclusion, my information is always organized, save from destruction or alteration, with the confidentiality appropriately preserved and available to me at any time and place.
Shared Folders
If I work with a team, I create a shared folder. I put folders and files in it and make a list of the participants and their e-mail addresses. The invited ones receive an e-mail with the invitation and the information to participate.
The folders can be restricted to be for read-only. The participants may copy all or a part of the text and paste it, but cannot add or modify the existing documents in the shared folder. The read-only folders are too rigid and I do not use them very much; only, for example, to keep the file of an arbitration that serves as record for everyone. In that case, I open another shared file, of unrestricted use, so that everybody can upload their memorials and evidence.
If the folder has free access, the participants can make all the modifications they desire. If someone plays smart and modifies any document improperly, apart from the copies of other participants, you can gat the Packrat supplement, which stores a story that allows to identify the alterations.
Links
It may be that I am only interested in sending a very large document that exceeds the limit of size allowed by the e-mail. A lot of people would divide the document, the attachments and send several e-mails.
Depending on the case, you can access your Dropbox site from your computer, tablet or smartphone and search for the document or file that you want to send and click on it. A window with the link appears. You add the e-mail addresses of the people you want to share the document with, or copy and paste the link to your e-mail, message, post or anywhere you want people to access. That´s all there is to it.
Security
The transmission of the data synchronized from the computer, tablet or smartphone to the Dropbox cloud is encrypted. Dropbox employees, who for necessity have access to the Meta data of our accounts, are carefully selected and subject to the conditions that guaranty confidentiality.
*A Tera is more information than we can imagine.
Bibliography:
I recommend exploring the Help section of Dropbox in www.dropbox.com
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